Hoje em uma mentoria com um diretor executivo, veio a tona um assunto que eu gosto muito e eu ainda acho subestimado mas, fundamental e estritamente relacionado ao fluxo de trabalho do dia a dia e gestão do tempo bem executado, que de forma objetiva, impacta o atingimento das metas e dos resultados de negócio.
O famoso o que é importante versus o que é urgente.
Interessante notar que muitos líderes em cargos estratégicos se dizem consumidos pelo operacional e por isso, não conseguem acessar a estratégia. Quem fica muito com a cabeça dentro da água, acaba sendo afogado e não sai do operacional nunca se não parar para respirar e refletir. Este modo de trabalho esta intrinsicamente ligado a como são priorizadas as atividades e porque.
O conceito é simples. Não quer dizer que seja fácil de ser aplicado. Ao analisar o turbilhão de coisas que precisam ser realizadas diariamente, é fundamental que exista uma análise do que vem sendo executado e o porque, que dará a pista do que realmente é relevante.
Para evoluir, é preciso sair do piloto automático.
Existem muitas maneiras de classificar os projetos e atividades em andamento. O coração de tudo esta em entender a estratégia da empresa e como esta permeia a sua área de atuação e traduzir isso nos objetivos de negócio. É o foco do que precisa ser atingido quem define o que é importante a ser realizado (o core das atividades) de forma imediata, nos próximos dias e assim por diante. A partir dai, usar qualquer ferramenta fica mais intuitivo.
Eu particularmente gosto bastante da matriz de Eisenhower, que foi construída por um ex presidente americano, referência em produtividade, chamado Dwight Eisenhower.
Na visão dele, as atividade importantes são as que estão conectadas aos objetivos de negócios e as urgentes, são aquelas que aparentemente precisam de atenção imediata para que se evite grandes consequências negativas. Classificar o que precisa ser feito entre urgente e importante, ajuda a escolher de forma eficiente o como e quando executar, ganhando produtividade.
Vamos a matriz. Primeiro, é preciso apenas fazer uma lista com as atividades e classifica-las dentro de uma matriz, de acordo com os seguintes quadrantes:
1 - Urgente e importante – FAÇA - No primeiro quadrante, ficam as atividades mais cruciais para o trabalho, com prazo para ser realizado, que devem receber prioridade máxima.
2 - Importante mas, não urgente - PLANEJE - No segundo quadrante, estão as atividades que podem ser executadas de forma planejada por existir um tempo disponível para serem realizadas.
3 - Urgente mas, não importante – DELEGUE - quem pode executar a tarefa já que não é primordial para você? Muitas vezes, alguma atividades são superestimadas, quando, na verdade, elas apenas têm uma certa urgência. Saber delegar é crucial.
4 - Nem urgente, nem importante – EXCLUA - Essa percepção é um pouco mais subjetiva, mas, o que estiver classificado aqui, deve ser deixado para depois ou excluído das atividades.
O mais importante para mim não é qual ferramenta usar, existem outras opções. O importante mesmo é ganhar senso crítico e acompanhar as atividades que você esta executando diariamente, entendendo a sua produtividade e analisando com critério suas entregas, bem como, sua equipe esta absorvendo e alinhada com este mindset.
Esta análise ajuda inclusive a criar consciência para ter percepção nos momentos em que você poderia ser mais produtivo, a entender quais atividades mais significativas fariam sentido para aquele momento. É como criar um sistema permanente interno de controle, de forma positiva.
A conversa com este mentorado acabou de forma bastante interessante porque nos fez refletir o quanto também é cômodo estar sempre envolvido no operacional ou apagando incêndio em vez de criar o hábito de planejar e se antecipar para fazer entregas bem feitas e sem ser em cima da hora.
Não importa o seu cargo ou tipo de empresa de atuação, estabelecer uma rotina com prioridades, bom planejamento e foco no que precisa ser alcançado, é o que faz diferença para ser um profissional que atinge grandes resultados.
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